Jak prawidłowo poinformować pracownika o monitoringu w firmie? UODO stawia wysokie wymagania.

Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy to nie to samo, co zapoznanie go z zasadami monitoringu – nawet, jeśli te opisane zostały w regulaminie pracy. Takie rygorystyczne stanowisko przedstawia Prezes UODO[1].

Informacja o monitoringu w regulaminie nie zwalnia z obowiązku informacyjnego

Od nowelizacji Kodeksu Pracy w 2019 r. ,wprowadzającej przepisy dotyczące monitoringu pracowniczego, jasnym było, że opisanie zasad monitoringu w układzie zbiorowym pracy (UZP), regulaminie pracy lub obwieszczeniu pracodawcy, nie zwalnia go z realizacji obowiązku informacyjnego określonego w art. 12 i 13 RODO. Wynika to z faktu, że katalog informacji jakie pracodawca ma obowiązek zawrzeć w regulaminie pracy i tym, jakie przedstawić powinien w klauzuli informacyjnej, nie są tożsame.

Zdaniem Prezesa UODO

Zdaniem organu nadzoru, zapoznanie pracownika z regulaminem pracy przed dopuszczeniem go do pracy nie jest jednoznaczne z realizacją obowiązku zapoznania go z zasadami prowadzenia monitoringu (wizyjnego lub w innej jego postaci np. poczty elektronicznej, GPS samochodów służbowych itp.) przed dopuszczeniem go do pracy. Potwierdzeniem takiego modelu działania ma być również systematyka części B akt osobowych, które zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej powinny zawierać odrębne dwa dokumenty:

• Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy/obwieszczenia;
• Potwierdzenie zapoznania się z informacją o celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu.

Jak widać, krajowy prawodawca podchodzi dość formalistycznie do zasad informowania pracowników o monitoringu – pomimo tego, że jednocześnie nakazuje opisania jego zasad w dokumencie, z którym pracownik i tak ma obowiązek się zapoznać.

Informuj tylko tych, których monitorujesz

Prezes UODO przestrzega dodatkowo przed nadmiarowością i wskazuje na obowiązek przejrzystości przy informowaniu o prowadzonych formach monitoringu. Oznacza to przede wszystkim, że informacja o określonej formie monitorowania powinna być adresowana tylko do pracowników, którzy realnie mogą być nią objęci – co niewątpliwie wymaga indywidualnego podejścia do każdego przypadku. Jako nadmiarowe organ nadzoru uznaje np. informowanie o monitoringu wizyjnym w określonych pomieszczenia pracowników, którzy mogą znaleźć się w nich jedynie incydentalnie. Wynikać to ma z istoty monitoringu, jaką jest ciągłość obserwacji danego obszaru.

Wydaje się jednak, że precyzyjne określenie w regulaminie jakich obszarów, grup pracowników, rodzajów systemów informatycznych lub samochodów służbowych dotyczy monitoring, mogłoby sprostać zasadzie przejrzystości przetwarzania danych i informowania o tym przez pracodawcę jako administratora.

Wyróżnić musimy następujące obszary:

• Określenie celów, zakresu oraz sposoby zastosowania monitoringu w UZP/regulaminie pracy/obwieszczeniu.
• Realizacja obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO (tzw. klauzula informacyjna).
• Poinformowanie pracownika o celach, zakresie i sposobach zastosowania wobec niego konkretnie monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy – niezależnie od zapoznania go z regulaminem pracy.
• Widoczne i czytelne oznaczenie obszarów objętych monitoringiem za pomocą odpowiednich oznaczeń graficznych lub dźwiękowych.

Jak informować w praktyce?

Ze stanowiska Prezesa UODO wnioskować można, że wystarczającym działaniem ze strony pracodawcy nie będzie ani sam fakt wyczerpującego opisania zasad monitoringu w regulaminie pracy, ani nawet ponowne zapoznanie pracownika z wyciągiem z takiego regulaminu w zakresie dotyczącym zasad monitoringu. Właściwa realizacja obowiązków informacyjnych wymaga więc zindywidualizowania komunikatu dla poszczególnych grup pracowników, z uwzględnieniem tego, jakimi formami monitorowania (a więc stałej i ciągłej, a nie incydentalnej obserwacji) będą objęci.

W naszej praktyce aktywnie wspieramy pracodawców w prawidłowej realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących różnych form monitoringu, zapewniającej przejrzysty komunikat dla pracownika oraz zabezpieczającej interesy pracodawcy. Zapraszamy do kontaktu.

[1] https://edgp.gazetaprawna.pl/e-wydanie/59389,8-lutego-2024/77261,Kadry-i-Place/896098,Informacja-o-monitoringu-pracownikow-jest-odrebnym-dokumentem.html