Adnotacja dot. zdrowia na skierowaniu na badania medycyny pracy narusza RODO?

Takie stanowisko przedstawił Prezes UODO w reakcji na skargę pracownicy, której pracodawca w skierowaniu na badania kontrolne umieścił, jako przyczynę niezdolności do pracy, zły stan psychiczny, dodając prośbę o skierowanie na konsultację psychologiczną lub psychiatryczną. Umotywował to tym, że zwolnienie lekarskie wystawił lekarz psychiatra. 

Podejście organu nadzoru wydaje się rygorystyczne i kontrowersyjne w kontekście słusznych interesów pracodawców i ich obowiązku zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w firmie. 

Stanowisko Prezesa UODO

Zdaniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: 

• pracodawca w skierowaniu na badania profilaktyczne medycyny pracy (tj. wstępne, okresowe, kontrolne) nie może wpisać żadnych innych informacji niż te, które znajdują się na wzorze samego skierowania.  
• dane dotyczące rodzaju badań są dla pracodawcy nadmiarowe i nie jest on uprawniony do ich przetwarzania. 
• przepisy nie pozwalają pracodawcy na weryfikację rodzaju badań ani ich wyników i zezwalają tylko na uzyskanie zaświadczenia o braku przeciwwskazań albo o przeciwwskazaniach zdrowotnych pracownika do pracy na określonym stanowisku.  

Tym samym Prezes UODO uznał, że umieszczanie przez pracodawcę na drukach skierowań wyżej opisanych adnotacji stanowiło naruszenie art. 9 ust. 2 RODO (przetwarzanie danych dot. zdrowia bez podstawy prawnej) w zw. z art. 5 ust.1 lit. a) RODO (zasada zgodności z prawem przetwarzania danych). 

Czy dodatkowe informacje zawsze powinny być zabronione? 

W przytoczonej sprawie pracodawca (co nie bez znaczenia – podmiot medyczny) uzasadniał, że
zamieszczenie na skierowaniu spornej adnotacji podyktowane było rodzajem zadań i zakresem odpowiedzialności, w związku ze stanowiskiem jakie zajmowała pracownica.  

Jest to częsty problem, przed którym stają pracodawcy. Z jednej strony zakres badań medycyny pracy i informacji, jakie uzyskać może w związku z nimi zarówno lekarz, jak i przełożony, nadal jest bardzo ograniczony. Z drugiej zaś, to na pracodawcy ciąży, po pierwsze, obowiązek zapewnienia na terenie zakładu pracy bezpiecznych i higienicznych warunków, a po drugie – dopuszczenia do pracy tylko pracownika, co do którego nie ma wątpliwości, że w danej chwili jest zdolny jej świadczenia pod kątem psychofizycznym. 

Co ważne- naruszenie tych obowiązków skutkować może odpowiedzialnością wykroczeniową lub karną pracodawcy. 

Dlatego też powinien mieć narzędzia, które pozwolą mu efektywnie dopełnić tych obowiązków i interweniować w sytuacji, gdy ze strony konkretnego pracownika pojawia się ryzyko spowodowania zagrożenia dla siebie lub innych osób, w tym klientów- czy jak w opisywanym przypadku – pacjentów firmy. 

Co, jeśli stan pracownika budzi podejrzenie? 

Sądy pracy nie raz wypowiadały się w tym przedmiocie, potwierdzając, że pracodawca może ponownie skierować pracownika na badanie profilaktyczne, jeszcze przed terminem ustalonym przez lekarza, jeśli uzna to za konieczne – ponieważ:

• orzeczenie wydane przed dopuszczeniem pracownika do pracy zachowuje aktualność w okresie wymienionym w tym orzeczeniu, jednak staje się nieaktualne w razie wystąpienia w tym okresie takich zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia (wyrok SN 18 grudnia 2002 r., sygn.: I PK 44/02). 
• lekarz medycyny pracy nie ma wiedzy, co jest powodem wystawienia wcześniejszego skierowanie na badania okresowe i czy nie jest ono wynikiem pomyłki, jeśli nie znajdzie na nim adnotacji o okolicznościach, które to uzasadniają- zwłaszcza, jeśli zataja je sam pracownik (wyrok SN z 17 maja 2017 r., sygn.: II PK 94/16). 

W naszej praktyce niejednokrotnie spotykamy się z pytaniami pracodawców, którzy mają istotne podejrzenia co do kondycji psychofizycznej pracownika, wracającego po długim zwolnieniu lekarskim lub który formalnie posiada aktualne zaświadczenie o zdolności do pracy, ale jego stan budzi wątpliwości co do tego, czy rzeczywiście jest zdolny do bezpiecznego wykonywania obowiązków. 

Każdorazowo analizujemy dokładnie tego typu sytuacje, doradzając naszym klientom działania, które pozwolą im na zgodne z przepisami efektywne rozwiązanie tego typu problemy. 

Jeśli i Państwa organizacja boryka się z wątpliwościami nt. odpowiedniego przetwarzania danych osobowych pracowników – zapraszamy do kontaktu.