Prywatny samochód elektryczny w jazdach lokalnych – zasady rozliczenia zwrotu kosztów

Samochody elektryczne coraz częściej trafiają nie tylko do firmowych flot, ale również są wykorzystywane przez pracowników do celów służbowych. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy pracownik korzysta z własnego auta elektrycznego w ramach jazd lokalnych, a pracodawca chce zwrócić mu związane z tym koszty.

Obowiązujące przepisy o tzw. kilometrówce opierają się na pojemności skokowej silnika, czyli parametrze właściwym dla samochodów spalinowych. Dla samochodów elektrycznych nie przewidziano natomiast odrębnych stawek ani alternatywnego sposobu obliczania zwrotu. Powstaje więc pytanie, jak ustalić jego wysokość, jakie skutki podatkowe i składkowe wywoła on po stronie pracownika oraz czy pracodawca będzie mógł zaliczyć wypłaconą kwotę do kosztów uzyskania przychodów.

Jak działa ryczałt za jazdy lokalne?

Pracownik wykorzystujący prywatny samochód do celów służbowych może zawrzeć z pracodawcą umowę dotyczącą zwrotu kosztów jego używania. Podstawę takiego rozliczenia stanowi art. 34a ustawy o transporcie drogowym oraz rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.

W przypadku jazd lokalnych zwrot najczęściej przyjmuje formę miesięcznego ryczałtu. Jego wysokość oblicza się, mnożąc przyznany pracownikowi limit kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Dla samochodu osobowego stawka wynosi obecnie 0,89 zł przy pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł przy większej pojemności. Standardowe miesięczne limity wynoszą 300, 500 albo 700 km, zależnie od liczby mieszkańców miejscowości.

Dlaczego elektryk nie mieści się w rozporządzeniu?

Cały mechanizm został oparty na pojemności skokowej silnika. Samochód elektryczny takiego parametru jednak nie posiada, dlatego nie można ustalić, która ze stawek przewidzianych w rozporządzeniu powinna znaleźć zastosowanie.

Nie można również uznać, że pojemność silnika elektrycznego wynosi 0 cm³. Nie jest ona równa zeru, lecz po prostu nie występuje w przypadku tego rodzaju napędu. Rozporządzenie nie przewiduje natomiast osobnej stawki dla elektryków ani innego sposobu obliczania zwrotu, opartego przykładowo na mocy pojazdu, pojemności akumulatora lub zużyciu energii.

Jak do problemu podchodzą organy podatkowe?

Początkowo fiskus próbował rozwiązać problem w sposób praktyczny. W interpretacji indywidualnej z 9 listopada 2021 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.606.2021.2.ID, Dyrektor KIS zaakceptował zastosowanie do samochodu elektrycznego stawki przewidzianej dla pojazdów o pojemności do 900 cm³. Podejście to opierało się na założeniu, że elektryk może zostać potraktowany jak samochód o pojemności 0 cm³.

Stanowisko to nie utrzymało się jednak w późniejszej praktyce. W interpretacji z 17 lutego 2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.1173.2021.1.NM, organ uznał, że rozporządzenie w ogóle nie obejmuje samochodów elektrycznych. Ten kierunek został potwierdzony również w interpretacji z 13 listopada 2025 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.688.2025.1.SJ. Obecnie należy więc przyjąć, że stawek i limitów przewidzianych dla samochodów spalinowych nie można zastosować do elektryków.

Zwrot jest możliwy, ale na innych zasadach

Brak odpowiedniej stawki nie oznacza, że pracodawca nie może zwrócić pracownikowi kosztów używania prywatnego samochodu elektrycznego. Zasady rozliczenia mogą zostać określone w umowie z pracownikiem, regulaminie albo innym dokumencie wewnętrznym.

Zwrot może przyjąć formę stałej kwoty miesięcznej, stawki za kilometr ustalonej przez pracodawcę albo rozliczenia rzeczywiście poniesionych kosztów. Nie stosuje się przy tym stawek 0,89 zł i 1,15 zł ani miesięcznych limitów wynikających z rozporządzenia. Warto jednak jasno określić sposób obliczania zwrotu oraz zasady potwierdzania służbowego wykorzystania samochodu.

Co z PIT i ZUS?

Zwrot kosztów używania prywatnego elektryka w jazdach lokalnych stanowi co do zasady przychód pracownika ze stosunku pracy. Pracodawca powinien więc doliczyć wypłaconą kwotę do pozostałych przychodów pracownika i pobrać od niej zaliczkę na PIT. Zwolnienie dla jazd lokalnych ma ograniczony zakres i dotyczy przede wszystkim przypadków, w których prawo do zwrotu wynika bezpośrednio z odrębnej ustawy.

Skoro zwrot jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, co do zasady wchodzi również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Przepisy składkowe nie przewidują wyłączenia, które obejmowałoby taki zwrot dotyczący samochodu elektrycznego. Wypłaconą kwotę należy więc oskładkować na takich samych zasadach jak pozostałe przychody pracownika.

Jak rozliczyć wydatek po stronie pracodawcy?

Po stronie pracodawcy zwrot może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Warunkiem jest związek wydatku z działalnością firmy oraz jego odpowiednie udokumentowanie.

W art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie ma wyłączenia, które ograniczałoby wysokość kosztu w przypadku zwrotu dotyczącego samochodu elektrycznego. Pracodawca może więc zaliczyć do kosztów całą wypłaconą kwotę, o ile spełnia ona ogólne warunki uznania wydatku za koszt podatkowy.

Wnioski

Przepisy o ryczałcie za jazdy lokalne nie obejmują samochodów elektrycznych. Pracodawca może jednak zwrócić pracownikowi koszty używania prywatnego elektryka do celów służbowych, określając sposób i wysokość zwrotu we własnych regulacjach.

Po stronie pracownika wypłacona kwota będzie co do zasady opodatkowana PIT i objęta składkami ZUS. Dla pracodawcy może natomiast stanowić koszt uzyskania przychodów rozliczany na zasadach ogólnych i bez limitu wynikającego z kilometrówki.

bio: Szymon Seweryn