+48 32 783 88 00
ENDE

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych

§ 1.

[Jaki jest cel tej Procedury?]

  1. Jako kancelaria Ślązak, Zapiór i Partnerzy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp. p. w Katowicach (dalej: „SZiP”) wdrożyliśmy wewnętrzną procedurę zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej „Procedura”) w celu zapewnienia najwyższych standardów w zakresie etyki i zgodności z prawem, a także realizacji obowiązku wynikającego z przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.
  2. Procedura określa w szczególności:
    1. zasady i tryb dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych;
    2. krąg osób, które mogą dokonać Zgłoszenia wewnętrznego;
    3. czynności podejmowane przez SZiP w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.
  3. Procedura ma zastosowanie do Sygnalisty, który dokonuje Zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego, który jest, był lub miał być podstawą świadczenia pracy lub usług na rzecz SZiP.
  4. Za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń wewnętrznych, w tym podejmowanie działań następczych, odpowiedzialny jest stały Zespół, złożony z dwóch członków zespołu SZiP.
  5. W zakresie, w jakim naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej SZiP, zachęcamy do korzystania ze Zgłoszeń wewnętrznych. W tym celu nasza organizacja gwarantuje sprawne i skuteczne podejmowanie Działań następczych i zapewnia poufność treści Zgłoszenia, w tym tożsamości Sygnalisty i jego ochronę, jeśli działa w dobrej wierze.

§ 2.

[Co oznaczają użyte w Procedurze pojęcia?]

  1.  Następujące pojęcia użyte w Procedurze oznaczają:
    1. Działanie następcze – działanie, jakie podejmuje Zespół, w celu oceny prawdziwości informacji w Zgłoszeniu i w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, którego dotyczy zgłoszenie. Obejmuje ono m. in. : postępowanie wyjaśniające, zainicjowanie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie sprawy zainicjowanej Zgłoszeniem;
    2. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, spowodowane Zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko niemu;
    3. Informacja o naruszeniu – informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w SZiP lub w innym podmiocie, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja, która dotyczy próby ukrycia takiego naruszenia;
    4. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy (niezależnie od tego, na jakiej podstawie jest wykonywana) w SZiP, w ramach których Sygnalista uzyskał informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość, że doświadczy działań odwetowych;
    5. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba lub organizacja, wskazana w zgłoszeniu jako ta, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jest z taką osobą/organizacją powiązana;
    6. Sygnalista – osoba, która dokonuje zgłoszenia;
    7. Zespół – stały zespół działający w SZiP odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie – w razie potrzeby – o dodatkowe informacje do Sygnalisty i podejmowanie Działań następczych.
    8. Zgłoszenie wewnętrzne/Zgłoszenie – zgłoszenie dokonane na podstawie Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych w SZiP;
    9. Postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem, które zmierza do wyjaśnienia okoliczności naruszenia;
    10. Platforma – platforma internetowa przeznaczona do przyjmowania ustnych i pisemnych Zgłoszeń wewnętrznych w SZiP;
    11. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – ewidencja prowadzona przez SZiP, która zawiera szczegółowe informacje o dokonywanych zgłoszeniach, przebiegu postępowania wyjaśniającego oraz podjętych działaniach następczych.

§ 3.

[Jakie naruszenia możesz zgłosić?]

Przedmiotem Zgłoszenia może być każde działanie lub zaniechanie niezgodne lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

  1. korupcji,
  2. zamówień publicznych,
  3. usług, produktów i rynków finansowych,
  4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  6. bezpieczeństwa transportu;
  7. ochrony środowiska;
  8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
  10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  11. zdrowia publicznego;
  12. ochrony konsumentów;
  13. ochrony prywatności i danych osobowych;
  14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16 powyżej.
  18. działania lub zaniechania, które zmierzają do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych wyżej.

§ 4.

[Jakie szczególne czynniki ryzyka mogą sprzyjać nieprawidłowościom w SZiP lub u naszych kontrahentów?]

Ze względu na profil działalności SZiP, opierający się na świadczeniu usług doradztwa prawnego, możliwości wystąpienia naruszeń wymienionych w § 3, sprzyjać mogą w szczególności:

  1. sugestie, naciski lub namowy ze strony klientów SZiP, zwłaszcza dotyczące sposobu prowadzenia doradztwa prawnego i wpływu na wyniki prowadzonych spraw;
  2. przetwarzanie przez naszą organizację szerokiego zakresu poufnych informacji – w tym w postaci cyfrowej;
  3. przetwarzanie przez naszą organizację szerokiego zakresu danych osobowych klientów i osób trzecich, w tym danych szczególnych kategorii;
  4. obsługa prawna podmiotów mających szczególne znaczenie dla funkcjonowania państwa lub gospodarki, ochrony życia, zdrowia lub bezpieczeństwa obywateli.

§ 5.

[Kiedy Procedura nie znajdzie zastosowania? ]

Procedura nie znajduje zastosowania:

  1. do zgłoszeń anonimowych;
  2. jeżeli zgłoszenie nie dotyczy naruszeń, o których mowa w pkt. III powyżej;
  3. jeżeli Sygnalista uzyskał informację o naruszeniu bez kontekstu związanego z pracą na rzecz SZiP;
  4. jeśli Sygnalista świadomie dokonuje Zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (zła wiara).

§ 6.

[Kto może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego?]

Zgłoszenia wewnętrznego dokonać może:

  1. Pracownik, w tym były pracownik,
  2. kandydat do zatrudnienia – w zakresie naruszeń, o których dowiedział się w procesie rekrutacji,
  3. osoba współpracująca z SZiP na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej,
  4. stażysta, praktykant i wolontariusz,
  5. partner lub prokurent SZiP,
  6. personel podmiotów świadczących usługi na rzecz SZiP.

§ 7.

[Jak mogę zgłosić naruszenie?]

  1. Możesz dokonać Zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem Platformy, pod adresem https://szip.whistlelink.com/. Aby utworzyć Zgłoszenie, wystarczy postępować zgodnie ze wskazówkami na stronie.
  2. Platforma zapewnia możliwość dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych pisemnie, jak i ustnie – poprzez nagranie zniekształcające Twój głos.
  3. Na Twój wniosek, możesz dokonać Zgłoszenia w trakcie bezpośredniego spotkania z Zespołem (osobiście lub online – w zależności od Twojej decyzji). Spotkanie odbędzie się wówczas w uzgodnionym terminie – w ciągu 14 dni od otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia Zgłoszenia w trakcie spotkania, Zespół sporządza protokół. Będziesz mógł sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół ze spotkania. Wniosek o przeprowadzenie spotkania możesz złożyć za pośrednictwem Platformy lub pisemnie na adres siedziby SZiP.
  4. By Zespół mógł właściwie zweryfikować Zgłoszenie i podjąć skuteczne działania następcze, powinno ono zawierać informacje wskazane przy wypełnianiu formularza zgłoszenia znajdującego się na platformie.
  5. W ciągu 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, Zespół przekaże Ci potwierdzenie jego przyjęcia.

§ 8.

[Co robimy ze Zgłoszeniem?]

  1. Zespół – w ramach wstępnej weryfikacji – ustala, czy Zgłoszenie spełnia warunki określone w Procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych z nim informacji, Zespół kontaktuje się z Sygnalistą – o ile jest to możliwe.
  2. Zespół odstąpi od rozpatrywania Zgłoszenia, jeśli:
    1. zawarte w nim informacje były już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, jeśli nie zawarto w nim nowych, istotnych informacji;
    2. w toku rozpatrywania okaże się, że naruszenie, które jest przedmiotem Zgłoszenia, spotkało się już z odpowiednią reakcją ze strony SZiP.
  3. Jeśli Zgłoszenie spełnia warunki określone w Procedurze, a jego treść uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Zespół podejmuje czynności w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności w nim zawartych.
  4. Po wyjaśnieniu wszystkich okoliczności, Zespół podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia i wydaje zalecenia co do podjęcia Działań następczych.
  5. Zespół przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub (jeśli nie potwierdził przyjęcia) – w ciągu 3 miesięcy i 7 dni od dokonania Zgłoszenia – o ile jest to możliwe.
  6. Tożsamość Sygnalisty i treść Zgłoszenia są znane tylko członkom Zespołu przyjmującym i weryfikującym zgłoszenie oraz osobom podejmującym działania następcze, poza sytuacjami:
    1. gdy Sygnalista sam wyraźnie zgodzi się na ich ujawnienie;
    2. gdy jej ujawnienie jest niezbędne dla właściwego rozpoznania sprawy i podjęcia działań następczych,
    3. gdy Zgłoszenia wewnętrznego dokonano w złej wierze;
    4. gdy ujawnienie tożsamości Sygnalisty, jest obowiązkiem członków Zespołu lub SZiP na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym na żądanie organów administracji publicznej lub organów ścigania.

§ 9.

[Jakie Działania następcze możemy podjąć?]

  1. Jeśli:
    1. naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej SZiP – Zespół podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
    2. naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej SZiP – Zespół zawiadamia organa ścigania lub podejmuje działania w celu wszczęcia odpowiedniego postępowania określonego przepisami prawa;
    3. Zgłoszenie okazało się bezzasadne – Zespół stwierdza ten fakt i zamyka postępowanie w danej sprawie.
  2. Jeśli informacja zwrotna nie zawierała informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, Zespół przekazuje Sygnaliście taką uzupełniającą informację.
  3. Zespół podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności i przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości Sygnalisty i pozostałych osób, wskazanych w Zgłoszeniu.

§ 10.

[Zakaz Działań odwetowych]

  1. SZiP zapewnia:
    1. ochronę przed Działaniami odwetowymi, w szczególności poprzez ich bezwzględny zakaz oraz uświadamianie zespołu, jakie zachowania stanowić mogą Działania odwetowe, jak im zapobiegać, reagować na nie i im się przeciwstawiać;
    2. poszanowanie i ochronę poufności tożsamości Zgłaszającego, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób wskazanych w Zgłoszeniu, poufności Informacji o naruszeniu, w tym odpowiednią ochronę danych osobowych.
  2. Jeśli doświadczasz Działań Odwetowych, ich groźby lub podejrzewasz, że możesz się stać celem takich działań, prosimy o kontakt z Zespołem przy użyciu Platformy. Jeśli stwierdzisz, że sprawcą Działań odwetowych jest członek Zespołu, prosimy o kontakt z wybranym partnerem SZiP.
  3. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, w tym w szczególności:
    1. odmowa zatrudnienia – niezależnie od jego podstawy prawnej,
    2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia łączącej go z SZiP umowy,
    3. obniżenie wynagrodzenia,
    4. dyskryminacja, nękanie, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie, zastraszanie, przejawy mobbingu lub wykluczenia, molestowania, naruszania dóbr osobistych;
    5. wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu lub szkoleniach podnoszących kwalifikacje;
    6. pominięcie przy przyznawaniu innych świadczeń związanych z wykonywaną pracą lub obniżenie ich wysokości,
    7. przeniesienie na niższe stanowisko,
    8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków,
    9. przekazanie innej osobie dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,
    10. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
    11. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy,
    12. pociągnięcie do odpowiedzialności porządkowej,
    13. naruszenie dóbr osobistych Sygnalisty, osób go wspierających lub osób bliskich,
    14. groźba lub próba zachowań, o których mowa w niniejszym ustępie.
  4. Zachowania opisane w ust. 3 nie mają charakteru odwetowego, jeśli podyktowane są obiektywnie uzasadnionymi przyczynami.
  5. Działaniem odwetowym jest także wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
  6. Zakaz i ochrona przed Działaniami odwetowymi obejmuje nie tylko Sygnalistę, ale również osobę pomagającą mu w dokonaniu Zgłoszenia lub osobę z nim powiązaną.

§ 11.

[Jakie zadania realizuje Zespół?]

  1. Zespół:
    1. przyjmuje i rozpatruje Zgłoszenia,
    2. prowadzi Rejestr Zgłoszeń,
    3. udziela informacji o przysługującej ochronie przed Działaniami Odwetowymi.
  2. Zespół może podejmować Działania następcze, włączając w to merytoryczną weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie mu informacji zwrotnej.

§ 12.

[W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?]

  1. W celu zabezpieczenia i ochrony danych osobowych pozyskanych w związku ze Zgłoszeniami, stosujemy rozwiązania, które gwarantują ochronę danych osobowych zgodną z przepisami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (dalej: „RODO”).
  2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze Zgłoszeniem jest Ślązak, Zapiór i Partnerzy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp. p. z siedzibą w Katowicach przy ul.  Modelarskiej 25.
  3. W sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych możesz kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych po adresem email rkowal@kancelaria-szip.pl lub na adres naszej siedziby podany wyżej.
  4. Twoje dane osobowe jako Sygnalisty, będziemy przetwarzali w celu:
    • przyjęcia i rozpatrzenia Zgłoszenia, co jest naszym obowiązkiem prawnym wynikającym z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
    • ochrony Ciebie i osób z Tobą powiązanych lub pomagających Ci w dokonaniu zgłoszenia przed działaniami odwetowymi – co jest naszym obowiązkiem prawnym wynikającym z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
    • w celu ustalenia, zabezpieczenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z dokonanym Zgłoszeniem – co stanowi nasz uzasadniony prawnie interes, w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
  5. Możemy przekazywać Twoje dane wyłącznie w zakresie, w jakim obowiązek taki nakładają na nas przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności, jeśli z uwagi na treść Zgłoszenia, konieczne będzie zawiadomienie odpowiednich organów publicznych.
  6. Nie będziemy gromadzili Twoich danych, które okażą się zbędne dla prawidłowego rozpatrzenia Zgłoszenia – tego typu dane natychmiast usuniemy. Pozostałe będziemy przechowywać przez 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończymy działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  7. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – na zasadach określonych przepisami RODO.
  8. Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami – możesz wnieść skargę Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – na piśmie na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, lub za pośrednictwem platformy ePUAP.
  9. Podanie Twoich danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne, byśmy mogli przyjąć i rozpatrzyć Twoje zgłoszenie, jak również zapewnić Ci ochronę przed działaniami odwetowymi.
  10. Nie będziemy:
    • poddawali Twoich danych profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będziemy podejmowali decyzji w sposób zautomatyzowany;
    • przekazywali Twoich danych poza EOG ani do organizacji międzynarodowej.

§ 13.

[Zgłoszenia zewnętrzne]

  1. Możesz dokonać zgłoszenia zewnętrznego – niezależnie od wniesienia zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności, jeśli:
    1. w terminie na przekazanie informacji zwrotnej Zespół nie podejmie Działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej lub
    2. masz uzasadnione podstawy, by stwierdzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, lub
    3. masz uzasadnione podstawy do oceny, że Zgłoszenie wewnętrzne narazi Cię lub osoby Ci bliskie na Działania odwetowe, lub
    4. podejrzewasz niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu przez SZiP z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.
  2. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia.
  3. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, wraz z odesłaniem do stron internetowych organów przyjmujących takie zgłoszenia, znajdą się na stronie https://bip.brpo.gov.pl/pl.

§ 14.

[Rejestr zgłoszeń ]

  1. Zespół prowadzi Rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym opisywane są wszystkie dokonane Zgłoszenia, bez względu na późniejszy przebieg i wynik postępowania.
  2. Rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w pkt XII oraz z uwzględnieniem obowiązku zachowania poufności tożsamości Sygnalisty, sprawców, potencjalnych sprawców naruszenia oraz osób, wobec których popełniono naruszenie.
  3. Dostęp do rejestru zgłoszonych naruszeń przysługuje wyłącznie:
    1. Członkom Zespołu,
    2. Partnerom SZiP,
    3. Organom publicznym w związku z prowadzonymi przez nie czynnościami wynikającymi z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.