Jak wygląda procedura zwrotu nienależnie opłaconych składek i czy zawsze jest możliwa?

Choć sytuacje nadpłacenia składek nie zdarzają się bardzo często, warto wiedzieć kiedy w ogóle o nadpłacie zostaniemy przez organ rentowy poinformowani, kto ma legitymacje czynną do złożenia wniosku o jej zwrot i w jakich sytuacjach nie jest nie to płatnik, jak liczyć bieg terminu przedawnienia roszczenia, a także w jakich sytuacjach, pomimo wniosku, nadpłaty nie odzyskamy. W niniejszym artykule spróbuję wyjaśnić wszelkie wątpliwości powstające w trakcie procedury zwrotu.

Kiedy organ rentowy zawiadomi nas o nadpłacie?

Gdy na rachunku płatnika składek powstanie nadpłata z powodu nienależnie opłaconych składek, a ich kwota przekracza dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji, organ rentowy ma obowiązek zawiadomienia o tym fakcie. Wówczas, płatnik może wystąpić do organu rentowego z wnioskiem o zwrot nadpłaconych składek zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350 z późn. zm.).

Warto wskazać, że nadpłata może powstać w różnych okolicznościach, między innymi w sytuacji gdy organ rentowy uzna, że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (płatnika), będąca jednocześnie wspólnikiem posiadającym niemalże wszystkie udziały, jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą w ramach jednoosobowej spółki z o.o.  Nadpłata wówczas powstanie z uwagi na opłacane składki od umowy o pracę (przez okres wskazany w decyzji ZUS), a legitymację do złożenia wniosku o jej zwrot ma płatnik – czyli wspomniana spółka.

Kto ma legitymację do złożenia wniosku?

Co do zasady wniosek może złożyć płatnik, natomiast pracownik od którego składki były odprowadzane nieprawidłowo, w takiej sytuacji może mieć ewentualnie roszczenie względem pracodawcy. Niemniej od powyższej zasady pojawiają się wyjątki, na które wskazuje Sąd Apelacyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 29 listopada 2016 r. sygn. akt: III AUa 1217/16 „Jedyną podstawą do żądania zwrotu opłaconych składek jest art. 24 ust. 6a i ust. 6c oraz ust. 6f u.s.u.s.. Z przepisów tych wynika, że to płatnik składek (pracodawca – art. 4 pkt 2a ustawy) ma prawo wystąpić o zwrot nienależnych składek, a pracownik tylko w przypadku braku płatnika lub jego następców prawnych.”

Czy nadpłata zawsze zostanie zwrócona?

Należy pamiętać, że gdyby płatnik składek miał inne należności składkowe wobec organu, wniosek nie zostanie rozpatrzony pozytywnie, bowiem kwota nadpłaty zostanie zaliczona na ich poczet. W przypadku jednak, gdy płatnik nie ma żadnych zaległości i w dodatku nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty organ rentowy nienależnie opłacone składki zalicza z urzędu na poczet składek przyszłych.

Termin przedawnienie roszczenia o zwrot nadpłaty

Dodatkowo, w sytuacji rozważania złożenia wskazanego powyżej wniosku, należy zwrócić uwagę na to, że roszczenie o zwrot nadpłaty przedawnia się z upływem 5 lat od momentu zawiadomienia o nadpłaconych składkach bądź w razie braku zawiadomienia – od dnia opłacenia składek (Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 20 marca 2024 r., sygn. akt: II USK 297/23).