Czy można zapytać pracownika o szczepienie na COVID-19?

Wątpliwości jednak budzić może, czy takim celom pracodawcy odpowiadają obowiązujące przepisy w zakresie prawa pracy, jak i danych osobowych.

Danych o zaszczepieniu nie można żądać

Przepisy Kodeksu Pracy w dość specyficzny sposób wymieniają dane osobowe, jakich od pracownika wymagać może pracodawca, a co za tym idzie, których nie podanie może wiązać się z określonymi skutkami prawnymi. Poza podstawowymi danymi niezbędnymi dla zawarcia umowy o pracę oraz jej rozliczenia, wskazuje się na:

• dane osobowe pracownika, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• inne dane, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Należy zaznaczyć, że dane dotyczące zaszczepienia przeciwko Covid-19 (nie dotyczy to więc innych przewidzianych w odrębnych przepisach szczepień obowiązkowych dla możliwości świadczenia pracy na określonym stanowisku) nie mieszczą się w żadnym z powyższych katalogów. Co więcej, aktualnie brak jakiegokolwiek przepisu upoważniającego żądanie od osoby zaszczepionej podania informacji o tym fakcie, w szczególności zaś przedstawienia certyfikatu zaszczepienia. Brak również regulacji przewidujących sankcje prawne za podanie nieprawdziwego oświadczenia w tym przedmiocie.

Pracownik może informować o szczepieniu z własnej inicjatywy?

Zgodnie z art. 22^1b KP zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tzw. danych szczególnej kategorii m.in. danych dotyczących zdrowia). Może to jednak nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych odbędzie się z inicjatywy samego pracownika. Co więcej, odmowa udzielenia takiej zgody lub jej wycofanie nie może rodzić żadnych negatywnych skutków dla pracownika. W szczególności nie może powodować jego niekorzystnego traktowania (pominięcia przy premiowaniu, dostępu do określonych benefitów itp.) ani doprowadzić do rozwiązania z nim umowy o pracę.

Co istotne – „dane dotyczące zdrowia” to pojęcie szersze niż „dane dotyczące stanu zdrowia”. Odnoszą się one nie tylko kondycji zdrowotnej danej osoby, ale również zastosowanych wobec niej usług opieki zdrowotnej, świadczeń medycznych itp., do których zaliczyć należy również zaszczepienie.

Nadto, jak już wyżej wskazano, szczepienia przeciwko Covid-19 nie należą na razie do szczepień obowiązkowych, których pracodawca mógłby ze 100% pewnością żądać od pracownika wykonującego pracę na określonym stanowisku pracy.

RODO na straży danych

Tymczasem zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych , zgoda pracownika na przekazanie informacji na temat jego zdrowia w warunkach, w jakich zabiega o nie pracodawca, nie ma charakteru udostępnienia informacji na temat zdrowia z inicjatywy tego pracownika. Kluczowe jest tu bowiem, która ze stron stosunku pracy wykona „pierwszy ruch” w celu uzyskania przez pracodawcę informacji nt. zaszczepienia – czy będzie to pracodawca proponujący udzielenie w jakiejkolwiek formie takiej informacji, czy też pracownik, który z samodzielnie bez jakiejkolwiek inicjatywy pracodawcy przekaże mu wiadomość w tym zakresie.

Jakkolwiek stanowisko UODO dotyczyło dobrowolnych testów na obecność wirusa Sars_Cov_2 wśród pracowników, jednak sytuacja dotycząca przetwarzania danych szczególnych kategorii osób zatrudnionych jest tu analogiczna.

W ocenie inspektorów Urzędu Ochrony Danych Osobowych w warunkach organizacji testów w zakładzie pracy odbywałoby się to z inicjatywy pracodawcy, co wyłącza możliwość zastosowania art. 22^1b KP jako podstawy prawnej przetwarzania tego typu danych pracowników. Jednocześnie zgoda pracownika, jako jedyna przesłanka legalizująca posiadanie przez pracodawcę danych o jego zdrowiu, zdaniem prezesa UODO rodzi wątpliwości zarówno na gruncie RODO, jak i prawa pracy.

Trudno jednocześnie poszukiwać innej podstawy prawnej przetwarzania danych dotyczących zaszczepienia. Wszystkie one znajdują się w art. 9 ust. 2 RODO. Poza ww. zgodą pracownika, którą mogą ograniczać przepisy krajowe (co mam miejsce w tym przypadku poprzez warunek inicjatywy własnej pracownika), są to m.in.:

• niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego;
• niezbędność do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

Jednak w obydwu tych przypadkach brak jest przepisu krajowego pozwalającego wymagać takiej informacji od pracownika.

Anonimowe pytania o szczepienie

Należy więc ocenić, że pracodawca chcący uzyskać informację nt. poziomu szczepień wśród pracowników, dla pełnej zgodności z prawem musiałby zorganizować ten proces z pełnym poszanowaniem prywatności pracowników – a więc najlepiej w sposób anonimowy, np. w postaci ankiet nie wymagających podania personaliów ani stanowiska pracy. Takie rozwiązanie pozwalałoby wtedy na oszacowanie stopnia zaszczepienia i wzmocnienia ewentualnej akcji promującej szczepienia.

Jednak mając na uwadze krajowe i wspólnotowe przepisy oraz stanowisko polskiego organu nadzoru, pozyskiwanie informacji – nawet dobrowolnie na temat zaszczepienia konkretnych pracowników, może wiązać się z ryzykiem zarzutu przetwarzania ich danych osobowych szczególnej kategorii – jakimi są dane dotyczące zdrowia bez podstawy prawnej.

To zaś rodziłoby ryzyko odpowiedzialności pracodawcy zarówno wobec UODO – w razie ewentualnej kontroli, jak i wobec samych pracowników – na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, jak i potencjalnie ich dóbr osobistych.