Przewiń niżej

PRYWATNY ADRES E-MAIL ORAZ NUMER PRYWATNEGO TELEFONU - DO KONTAKTU TYLKO ZA ZGODĄ PRACOWNIKA

Agata Majewska

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedstawił swoje stanowisko w sprawie przetwarzania przez pracodawców prywatnych danych osobowych swoich podwładnych, pozyskanych jeszcze na etapie rekrutacji.

 

Przetwarzanie prywatnych danych wymaga zgody 

Organ nadzoru wskazał, że aby pracodawca mógł - w celach zawodowych - przetwarzać dane kontaktowe pracownika, które pozyskał od niego podczas rekrutacji, jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu, musi uzyskać na to jego uprzednią zgodę, wyrażoną na piśmie, określająca jednocześnie zasady takiego kontaktu.[1]

Powyższe wiąże się ze szczegółową regulacją, jakich danych żądać może pracodawca odpowiednio od kandydata do pracy oraz osoby już zatrudnionej. Katalog tych danych wymieniony w Kodeksie Pracy znowelizowany został dodatkowo w związku z rozpoczęciem stosowania w Polsce unijnych przepisów o ochronie danych osobowych.

I tak, do danych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie należą:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Od pracownika żądać można podania dodatkowo:

  • adresu zamieszkania;
  • numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • innych danych pracownika, a także jego dzieci i innych członków rodziny, jeżeli jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Co istotne – dodatkowe dane podawane w CV – dla ich prawidłowego przetwarzania, opatrzone powinny być klauzulą zgody kandydata dotyczącą ich wykorzystywania jedynie na potrzeby rekrutacji. Zatem nowy cel przetwarzania, jakim jest kontaktowanie się z nim w celach zawodowych już po zatrudnieniu, wymaga pozyskania przez pracodawcę zgody podwładnego.

Kodeks Pracy wprost przewiduje możliwość przetwarzania innych niż wyżej wymienione dane – za zgodą udzieloną przez pracownika. Wskazuje na to art. 221a KP. Udostępnienie dodatkowych danych może nastąpić na wniosek pracodawcy lub z inicjatywy samego pracownika.

 

Czy zgoda pracownika stanowi jedyną podstawę przetwarzania prywatnych danych?

Prezes UODO w swoim stanowisku odnosi się tylko do jednej podstawy przetwarzania, jaką jest zgoda pracownika. Nie sposób jednak pominąć, iż w okolicznościach danego przypadku mówić można też o innych podstawach, w oparciu o które pracodawca będzie mógł legalnie przetwarzać prywatne dane kontaktowe pracownika. Mowa tu chociażby o uzasadnionym interesie administratora (pracodawcy), czy żywotnym interesie podmiotu danych (pracownika), jakim jest powiadomienie jego rodziny o zaistniałym wypadku przy pracy, konieczności nagłego zjawienia się w pracy itp.

Tych aspektów nie porusza jednak komunikat krajowego organu nadzoru. 

 

Konieczne zweryfikowanie praktyki w firmach

Problem przetwarzania prywatnych danych kontaktowych uwidocznił się przy okazji przejścia na pracę zdalną. Wielu pracowników nie posiada bowiem służbowych telefonów, a nawet adresu poczty elektronicznej. W związku z tym powszechne stało się komunikowanie przy użyciu prywatnych danych kontaktowych. Przy czym dotyczy to nierzadko nie tylko kontaktu z pracodawcą, ale również jego klientami i kontrahentami. Tego typu praktyki powinny więc stać się przedmiotem weryfikacji pracodawców – w szczególności, że przedstawione stanowisko UODO z pewnością wytyczy kierunki kontroli inspektorów ochrony danych prowadzonych u poszczególnych administratorów.

Istotne w tym zakresie jest zweryfikowanie, czy pracodawca, chcący komunikować się z pracownikami za pośrednictwem ich prywatnych adresów e-mail lub nr telefonów legitymuje się pisemną zgodą pracowników na prowadzenie tego typu kontaktu, ze wskazaniem precyzyjnego celu takiego przetwarzania. Zgodę taką najbezpieczniej jest pozyskać już na samym początku zatrudnienia. Odrębnie powinna ona również odnosić się do potencjalnego przekazywania prywatnego numeru telefonu osobom trzecim np. klientom firmy. Przy czym, co istotne – zgodnie z kodeksową zasadą – odmowa podania przez pracownika swoich prywatnych danych kontaktowych nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Należy również pamiętać, że przetwarzanie prywatnych danych kontaktowych odbywać powinno się wyłącznie w granicach uzyskanej zgody. W szczególności nie powinno prowadzić do nieuzasadnionego nękania pracownika po godzinach pracy lub wykorzystywania danych w celach pozazawodowych.

 

[1] Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 17 sierpnia 2020 r. - https://uodo.gov.pl/pl/138/1636

Kategoria: Prawo pracy

Szukaj
w Strefie Wiedzy

IP Blog Spółki z Górnej Półki Procesowy.pl

 

W celu poprawienia jakości świadczonych usług na naszej stronie wykorzystujemy pliki cookies. To całkowicie bezpieczne dla Ciebie i Twoich danych. Jeśli nie wyrażasz na to zgody, prosimy, zmień ustawienia swojej przeglądarki.

Zamknij