Przewiń niżej

REGULAMIN „BACK TO OFFICE” – JAK ZORGANIZOWAĆ BEZPIECZNY POWRÓT DO PRACY?

Agata Majewska

Coraz więcej firm decyduje się na całkowity lub przynajmniej stopniowy powrót do pracy w biurze. Trzeba jednak pamiętać, że obecnie biurowa rzeczywistość znacząco będzie różnić się o tej, którą pamiętamy sprzed kilku miesięcy. Tym samym, obok obowiązującego w większości zakładów pracy regulaminu pracy i upowszechniającego się regulaminu home office, warto pomyśleć  o uregulowaniu zasad bezpiecznego powrotu do biura i przebywania w nim.

 

 

BEZPIECZNY POWRÓT MUSI BYĆ ZAPLANOWANY

Decyzja o powrocie do pracy w biurze należy do kadry menedżerskiej – to na niej spoczywa obowiązek zapewnienia odpowiedniej organizacji tego procesu. Jest to konieczne przede wszystkim w celu zagwarantowania odpowiednio bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym należytego poinformowania pracowników o obowiązujących zasadach wykonywania ich obowiązków – w sposób pozwalający na zachowanie dystansu ale jednocześnie efektywne wykonywanie pracy.

Jasne określenie zasad pracy w biurze w warunkach epidemii pozwala na ograniczenie ryzyka odpowiedzialności pracodawcy w razie zarażenia członków zespołu. Należy bowiem pamiętać, że zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan BHP w zakładzie pracy dostosowany do panujących w nim warunków, a także za konsekwencje jego nie zapewnienia.

 

REGULAMIN JAKO ŹRÓDŁO ZAKŁADOWEGO PRAWA PRACY

Kodeks Pracy pozwala na uzupełnienie powszechnie obowiązujących przepisów wewnętrznymi regulacjami dostosowanymi do specyfiki konkretnego zakładu pracy oraz zadań w nim wykonywanych – o ile regulacje takie nie pogarszają sytuacji pracowników oraz nie naruszają zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Przykładem takiego wewnętrznego źródła prawa pracy jest regulamin pracy lub regulamin wynagradzania. Jednak katalog ani forma takich wewnętrznych aktów nie została przez ustawodawcę. narzucona. Oznacza to zatem, możliwość wprowadzenia regulaminu określającego prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy związane z powrotem do biura oraz wykonywaniem w nim pracy w obecnych specyficznych warunkach.

  • wprowadzenie regulacji określającej zasady powrotu do firmy w trybie przewidzianym przepisami prawa pracy, pozwala na skuteczne egzekwowanie jego przestrzegania przez pracodawcę w oparciu o przepisy KP regulujące podstawowe obowiązki pracowników, takie jak: obowiązek przestrzegania przepisów BHP czy ustalonego porządku pracy.
  • naruszenie zasad w okolicznościach danego przypadku, może uprawniać pracodawcę nie tylko do upomnienia lub nagany, ale również do nałożenia pieniężnej kary porządkowej. Stosowanie tej sankcji należy jednak ograniczać do wyjątkowych przypadków cechujących się zamierzonym lub lekkomyślnym zachowaniem pracownika istotnie narażającym zdrowie i bezpieczeństwo pozostałych członków zespołu. Sprowadzać może się to przykładowo do zatajenia przed pracodawcą faktu zarażenia COVID-19 i obecności w biurze. Dodatkowo, wysokość takiej kary w odniesieniu do jednego przewinienia nie może przekraczać jednodniowego wynagrodzenia danego pracownika.

Co do zasady zakładowe regulacje prawa pracy mają zastosowanie jedynie do pracowników sensu stricto, a więc osób zatrudnionych najczęściej na podstawie umowy o pracę.

Jednak obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków BHP odnosi się również do osób wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym samozatrudnionych. Na tych osobach ciąży również obowiązek znajomości i przestrzegania regulacji obowiązujących w miejscu wykonywania pracy. Oznacza to, że regulamin określający zasady bezpiecznego wykonywania pracy i jej organizacji obejmować może wszystkich członków zespołu – niezależnie, od podstawy zatrudnienia.

Opracowując zakładowe regulacje, warto skonsultować je natomiast nie tylko z pracownikami, ale również specjalistą BHP lub lekarzem medycy pracy, którzy mogą służyć specjalistyczną wiedzą i wskazówkami ułatwiającymi dostosowanie miejsc pracy do nowych rygorów.

 

Czego powinien dotyczyć regulamin?

Regulamin bezpiecznej pracy w warunkach „nowej normalności” w szczególności określać może:

  • zasady postępowania w częściach wspólnych/korzystania z ciągów komunikacyjnych budynku – w zależności od infrastruktury biurowej może polegać na wprowadzeniu jednego kierunku ruchu na korytarzach, zajmowania co drugiego miejsca pracy lub miejsc w pomieszczeniach socjalnych;
  • ograniczenia w spotkaniach grupowych – w tym redukcję bezpośrednich spotkań biznesowych zastępując je możliwie spotkaniami online;
  • zasady postępowania dotyczące higieny – w tym zasady korzystania ze wspólnych sprzętów, materiałów, pomieszczeń;
  • postępowanie w kontaktach z osobami trzecimi – m. in. klientami, dostawcami, itp., zasady ich poruszania się w poszczególnych obszarach firmy;
  • wprowadzenie elastycznych godzin przerw w pracy lub wprowadzenie dodatkowych przerw w celu uniknięcia skupiania się większych grup osób w miejscach spożywania posiłków lub odpoczynku;
  • umożliwienie pracy zdalnej osobom docierającym do pracy za pomocą transportu publicznego;
  • procedurę działania w przypadku podejrzenia/stwierdzenia zachorowania – w tym wskazanie osób, jakie należy zawiadomić, wydzielenie pomieszczenia, w którym może okazać się konieczne tymczasowe odizolowanie osoby z podejrzeniem zarażenia.

 

Istotne jest, by postanowienia regulaminu dostosowane były do warunków pracy w konkretnej organizacji. Nie mogą one również przewidywać rozwiązań naruszających powszechnie obowiązujące przepisy, ani też naruszać godności pracowników, ich prawa do prywatności i ochrony danych osobowych w uzasadnionym zakresie, a także zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

 

Kategoria: Prawo pracy

Szukaj
w Strefie Wiedzy

IP Blog Spółki z Górnej Półki Procesowy.pl

 

W celu poprawienia jakości świadczonych usług na naszej stronie wykorzystujemy pliki cookies. To całkowicie bezpieczne dla Ciebie i Twoich danych. Jeśli nie wyrażasz na to zgody, prosimy, zmień ustawienia swojej przeglądarki.

Zamknij