Przewiń niżej

Nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych

Agata Majewska

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy określające zasady przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia. Mają odchudzić kadrowe archiwa.

Wszystko za sprawą ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357). Na nowo określa ona zasady prowadzenia dokumentacji, w tym skraca okres jej przechowywania w odniesieniu do pracowników, z którymi zawarto umowy o pracę począwszy od 1 stycznia 2019 r. Co istotne, nowe zasady dotyczą zarówno osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zlecenia, umowy agencyjnej, jak i innych umów o świadczenie usług.

Należy przede wszystkim zaznaczyć, że wprowadzone zmiany odnoszą się do dokumentacji pracowniczej, którą tworzą:

  • akta osobowe pracownika – a więc dokumenty pozyskane w toku rekrutacji, umowy o pracę, dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (wypowiedzenia zmieniające, aneksy do umowy, informacje o nagrodach i karach porządkowych itp.) i rozwiązania umowy;
  • dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia (ewidencja czasu pracy, urlopy, informacje nt. wynagrodzeń i innych świadczeń, chorób zawodowych, wypadków przy pracy itp.).

 

Jakie zatem zmiany nastąpiły w Kodeksie Pracy?

1. Krótszy, bo tylko 10 - letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Flagową zmianą wprowadzoną do Kodeksu Pracy jest skrócenie dotychczasowego 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania. Nowa regulacja przewiduje jednocześnie wyjątki od powyższej zasady. Dotyczą one sytuacji, w których przechowywana dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu, w którym pracodawca jest stroną lub posiada wiadomość o jego wszczęciu. Wówczas obowiązek przechowywania wydłuża się odpowiednio do prawomocnego zakończenia postępowania lub o dodatkowe 12 miesięcy w stosunku do okresu 10-letniego.

10-letni okres przechowywania dokumentów nie ma więc charakteru powszechnego. Nie dotyczy on również:

  • pracowników zgłoszonych po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., w stosunku do których pracodawca nie przekazał do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA – o czym mowa poniżej;
  • zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych przed 1 stycznia 1999 r.;
  • górników (wykonujących pracę górniczą, równorzędną z górniczą oraz w okresach zaliczanych do pracy górniczej).

Dokumentacja dwóch ostatnich grup nadal powinna być przechowywana przez 50 lat.

Pomimo, że nowe zasady prowadzenia akt pracowników obowiązują co do zasady względem zatrudnionych od początku tego roku, istnieje także możliwość skrócenia do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych od 1999 r. Wymaga to jednak:

  • złożenia przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, zatrudnionych przez niego w latach 1999–2018 (ZUS OSW)  oraz
  • składania taki raportów informacyjnych dotyczących każdego pracownika i zleceniobiorcy, zatrudnianych w ww. okresie (ZUS RIA).

 

2. Dokumentacja elektroniczna tak, ale nie w pełnym zakresie

Niewątpliwym krokiem w kierunku XXI wieku jest możliwość zastąpienia dotychczasowej papierowej dokumentacji kadrowej jej formą elektroniczną. Przy czym, zarówno nowa jak i tradycyjna forma zachowa taką samą moc.

Najdalej idącym krokiem jest możliwość prowadzenia akt w całości wyłącznie w formie elektronicznej. Jest to jednak możliwe jedynie w sytuacji, gdy zarówno pracodawca, jak i pracownik posługują się podpisem elektronicznym. W pozostałym zakresie nadal – gdy przepisy wymagają zachowania formy pisemnej, konieczne będzie odręczne podpisanie dokumentu. Nie wyklucza to jednak jego późniejszego zeskanowania i przechowywania w formie zdigitalizowanej po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zakładu pracy.

Ponadto, Pracodawcy mogą dostosować dokumentację pracowników z którymi stosunki nawiązali przed rokiem 2019 do nowych zasad dotyczących elektronicznej formy ich prowadzenia – o ile tylko osoby te na dzień 1 stycznia nadal pozostają w zatrudnieniu.

Nie ma też przeszkód, by pracodawca powrócił po czasie do tradycyjnego sposobu prowadzenia akt. W takim wypadku – jeśli nie posiada już papierowych wersji dokumentów – konieczne będzie wydrukowanie skanów, potwierdzenie każdej z ich stron za zgodność z oryginałem oraz poinformowanie pracowników. Co z dotychczasową papierową dokumentacją?

Po digitalizacji papierowa wersja dokumentacji może zostać zniszczona. Wymaga to jednak wcześniejszego poinformowania obecnych, jak i byłych pracowników:

  • że dokumentacja dotycząca ich zatrudnienia będzie miała już wyłącznie postać elektroniczną oraz
  • o możliwości odbioru wersji papierowej w ciągu 30 dni. Prawo do odbioru papierowej dokumentacji zmarłego pracownika ma jego najbliższa rodziny.

W razie braku odbioru, dokumentację należy zniszczyć po upływie 30 dni od przekazania ww. informacji. Zniszczenie akt jest obowiązkowe – pracodawca nie ma prawa do zachowania dokumentów.

 

3. Nowy podział akt osobowych

Kolejną nowością jest wprowadzenie w aktach osobowych pracownika części D – zawierającej odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Chodzi tu przede wszystkim o przypadki przewinień dyscyplinarnych przewidziane przez przepisy dotyczące pracowników samorządowych oraz pracowników służby cywilnej. Dokumenty znajdujące się w tej części przechowywać należy w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, w porządku chronologicznym. W przypadku usunięcia z akt osobowych odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usunięciu będzie podlegać cała część dotycząca danej kary.

 

Głównym mankamentem zarzucanym nowej regulacji jest brak przepisów przejściowych towarzyszących wprowadzanym zmianom. Oznacza to, że ze względu na brak okresu przygotowawczego, dokumentacja pracowników zatrudnionych od nowego roku powinna w pełni odpowiadać nowym wymogom. Do tego zaś nie są przystosowane systemy informatyczne obsługiwane przez większość zakładów pracy. Nowe zasady nie ominą również pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., przy czym ograniczą się one do dokumentacji prowadzonej od ww. daty, co powoduje rozwarstwienie zasad ich gromadzenia.

Dodatkowo, elektronizacja dokumentów pracowniczych wymaga posiadania odpowiednich standardów i zabezpieczeń stosowanych systemów przed ich uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, co pociąga za sobą dodatkowe koszty i związane z digitalizacją. Z pewnością więc zmiana postaci dokumentacji wymagać będzie solidnego wsparcia ze strony działów IT oraz wprowadzenia szeregu zmian w obecnych systemach kadrowo-płacowych.

Kategoria: Prawo pracy

Szukaj
w Strefie Wiedzy

IP Blog Spółki z Górnej Półki Procesowy.pl

 

W celu poprawienia jakości świadczonych usług na naszej stronie wykorzystujemy pliki cookies. To całkowicie bezpieczne dla Ciebie i Twoich danych. Jeśli nie wyrażasz na to zgody, prosimy, zmień ustawienia swojej przeglądarki.

Zamknij